Sistem Informasi Manajemen Kependidikan (EMIS)/TRIMS

Beberapa hari yang lalu, beberapa guru dan kepala sekolah dari beberapa SD di kecamatan Alian, Kebumen baru saja mengikuti beberapa diklat di kota Salatiga. Materi diklat tersebut adalah mengenai Dapodik, EMIS/TRIMS serta Materi Pembelajaran Makro. Ketiga materi tersebut disampaikan karena masing-masing materi itu memiliki urgensi yang (cukup lumayan) untuk diterapkan oleh sekolah maupun guru, dan ketiga materi itu memang telah menjadi program bagi Departemen Pendidikan yang diharapkan sudah bisa berjalan mulai tahun ajaran depan..

Dalam Blog ini penulis selaku staf UPTD Dikpora Alian tidak bermaksud untuk mendahului apalagi bersikap sok tahu dibanding mereka yang telah mengikuti diklat. Karena itu kami hanya akan menyampaikan beberapa gambaran dasar terkait dengan materi diatas sebelum diadakan pelatihan bagi guru ataupun pihak sekolah.

Untuk materi Dapodik kami telah menuliskan beberapa penjelasan dan gambaran awa. Karena itu untuk kali ini materi yang akan kami tuliskan adalah tentang EMIS/TRIMS.

EMIS? hmm....makanan apa lagi ini?

Education Management Information System atau yang biasa diistilahkan dengan EMIS, merupakan suatu sistem untuk mengumpulkan, memproses dan diseminasi data dan informasi untuk mendukung penentuan kebijakan, analisis kebijakan, perencanaan, monitoring dan manajemen di semua level sistem pendidikan. Sistem yang dimaksud disini mencakup sumber daya personil, teknologi, metodologi, proses, prosedur dan regulasi yang berfungsi secara bersama-sama untuk mendukung para penentu kebijakan di bidang pendidikan. EMIS diharapkan dapat menghasilkan data yang komprehensif, terintegrasi, relevan, reliabel, tidak ambigu dan dapat digunakan tepat waktu.

Adapun TRIMS (Tool for Reporting and Information Management by School) adalah aplikasi yang digunakan. Aplikasi TRIMS ini sendiri merupakan aplikasi yang berjalan dalam program Office Excell karena memang dibuat dengan makro excell, mirip dengan aplikasi BOS KITA yang dulu pernah digunakan untuk membuat laporan BOS. Karena berjalan dalam aplikasi excell, maka otomatis aplikasi ini terbilang ringan, mudah digunakan dan dipahami. Selain itu, dalam aplikasi ini juga akan langsung tertambil isian data yang kita masukkan dalam wujud grafik sehingga lebih mudah dipahami dan dibaca.

Aplikasi TRIMS ini diharapkan mampu mendukung sinkronisasi semua data yang telah dikumpulkan oleh sekolah dan dinas pendidikan setempat. Aplikasi TRIMS dibuat berdasarkan format pelaporan yang telah ada sebelumnya sehingga sekolah dapat melakukan input data dengan mudah. TRIMS juga dilengkapi dengan indikator SPM sehingga data yang diinput oleh sekolah dapat dimanfaatkan untuk menyusun Rencana Pembangunan Sekolah (RPS), Renstra Sekolah, Renja Kepala Sekolah dan dokumen perencanaan lainnya. Bagi Kementrian Pendidikan Nasional, aplikasi TRIMS dapat menyediakan data yang mendukung proses penentuan kebijakan, perencanaan, monitoring dan manajemen.

Penggunaan aplikasi TRIMS ini sendiri sebenarnya bukan barang baru, Kementrian Agama dan Dirjen Pendidikan Non Formal telah menggunakan sistem seperti ini untuk manajemen mereka. Namun memang harus diakui bahwa keterbatasan sumber daya manusia menjadi alasan utama mengapa sistem ini seperti kehilangan tajinya.

Sistem EMIS TRIMS ini berjalan secara offline dimana laporan disetor kepada pihak yang berwenang dalam wujud softcopy ataupun printout. Dalam aplikasi TRIMS ini, ada dua aspek isian yang menjadi komponen utama, yang pertama adalah terkait dengan data kependidikan (data siswa, sarana & prasarana, kualitas SDM, data pendidik & tenaga kependidikan, kurikulum serta manajemen sekolah) dan yang kedua adalah data keuangan (penerimaan dan pengeluaran). Sebagai perhatian, aspek keuangan disini lebih menitik beratkan pada keuangan sekolah dari dana BOS.

Sesuai program, pelatihan terhadap sekolah untuk materi TRIMS ini akan dilaksanakan dalam waktu dekat, karena itu Untuk mendukung efektivitas dan ketepatan dalam penyampaian materi aplikasi TRIMS terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

Sebelum pelatihan dilaksanakan, peserta pelatihan terlebih dahulu sudah menerima materi-materi dan aplikasi yang terkait aplikasi TRIMS,
Pada saat pelaksanaan pelatihan, diharapkan peserta adalah mereka yang benar-benar memahami dan bisa melaksanakan tugasnya,
Setelah penyampaian aplikasi TRIMS dalam Pelatihan, untuk menampung dan menjelaskan berbagai pertanyaan mengenai apilkasi TRIMS yang berasal dari sekolah maka perlu dibentuk personel atau tim sebagai penanggung jawab.

Berikut adalah beberapa screenshoot dari aplikasi TRIMS 25i. Kami belum mengetahui untuk kedepan TRIMS versi berapa yang akan dipakai, namun sebagai alat pembelajaran kami sertakan aplikasi TRIMS 25i yang bisa didownload disini. Dan untuk file Tutorial disini.